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Was ist EHS Software und wofür wird sie eingesetzt?
EHS Software (Environment, Health, Safety) digitalisiert Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz und Umweltmanagement in einem System. Unternehmen erfassen damit Vorfälle und Beinaheunfälle, erstellen Gefährdungsbeurteilungen, verwalten Gefahrstoffe und dokumentieren Unterweisungen auditfähig. Für produzierende Betriebe ersetzt sie verstreute Excel-Listen und Papierformulare durch nachvollziehbare digitale Prozesse, die bei Audits und gegenüber der Berufsgenossenschaft belastbar sind.
Der Begriff EHS wird im deutschsprachigen Raum oft synonym mit HSE oder Arbeitssicherheitssoftware verwendet. Je nach Anbieter umfasst die Plattform nur den operativen Arbeitsschutz oder zusätzlich Umwelt- und Nachhaltigkeitsthemen (ESG). Bevor Sie Anbieter vergleichen, sollten Sie festlegen, welche Pflichten Sie abdecken müssen: reine GBU und Vorfälle reichen manchen Werken, andere brauchen Gefahrstoffkataster, Unterweisungsnachweise oder ESG-Reporting für Konzernmuttergesellschaften.
In der Praxis entscheidet nicht die Feature-Liste auf der Website, sondern ob SiFa, Werksleitung und Belegschaft das System im Alltag nutzen. Deshalb gehört in jeden Vergleich die Frage, ob Meldungen in der Halle ohne Büro-Schleife möglich sind und ob das Preismodell alle relevanten Nutzer einschließt.
Welche EHS Software passt zu welchem Unternehmen?
Die Wahl hängt von Unternehmensgröße, Branche und Preismodell ab. Konzerne mit eigener EHS-Abteilung greifen oft zu Enterprise-Plattformen wie Quentic. Mittelständische Produktionsbetriebe ohne großes Projektbudget sind mit schlanken Lösungen wie PolyFlow oder flowdit oft schneller einsatzbereit, wenn Shopfloor und Werk-Flatrate im Fokus stehen. Entscheidend ist, ob das Preismodell (pro Nutzer oder pro Standort) zur Belegschaftsstruktur passt: Bei vielen gewerblichen Mitarbeitern werden Pay-per-User-Modelle schnell teuer.
Als Faustregel gilt: Je mehr Disziplinen (Arbeitsschutz, Umwelt, ESG, Qualität) zentral gesteuert werden sollen, desto eher lohnt sich eine modulare Enterprise-Suite. Wer vor allem Vorfälle, GBUs und Gefahrstoffe in der Produktion digitalisieren will, braucht oft keine globale Compliance-Plattform.
Berücksichtigen Sie auch Ihre IT- und Betriebsratsanforderungen frühzeitig. EU-Hosting, AVV und klare Rollenmodelle sind in produzierenden Betrieben häufig Voraussetzung für die Freigabe, unabhängig vom Funktionsumfang.
EHS Software im Vergleich: die große Übersichtstabelle
Die folgende Tabelle fasst sechs Anbieter zusammen, die im deutschsprachigen Markt für EHS und Arbeitssicherheit relevant sind. Sie dient als Orientierung für die Shortlist, ersetzt aber keine individuelle Demo. Prüfen Sie für Ihr Werk immer Preismodell, Rollout und Shopfloor-Tauglichkeit anhand Ihrer eigenen Prozesse.
PolyFlow positionieren wir bewusst ehrlich: Die Stärke liegt in der Werk-Flatrate, im schnellen Pilot und im Shopfloor-Fokus für produzierende Mittelständler. Schwächen sind der jüngere Marktauftritt im Vergleich zu etablierten GBU-Suiten, das Fehlen eines dedizierten Umwelt-/ESG-Moduls und der Fokus auf Betriebe ab etwa 50 Mitarbeitern statt globale Konzern-Compliance.
| Anbieter | Zielgruppe | Stärken | Module | Preismodell | Einführungszeit | Hosting |
|---|---|---|---|---|---|---|
| PolyFlow EHS | Produzierender Mittelstand ab ca. 50 MA, Mehrstandort-Werke | Werk-Flatrate, schneller Rollout, Shopfloor-Terminal · Schwächen: jüngerer Anbieter, kein Umwelt-/ESG-Modul, Fokus Mittelstand statt Konzern | Vorfallmanagement, GBU, Gefahrstoffe, BGM, Gefahrenmanagement, Ideenmanagement, Fremdfirmen (7 Module) | Flatrate pro Werk, keine Pay-per-User-Lizenz laut Preisseite | Pilotwerk oft in wenigen Wochen, Testwerk 90 Tage | EU-Hosting, AVV auf Anfrage (polyflow-ehs.de/datensicherheit) |
| Quentic | Mittelstand bis Konzerne, HSE & ESG/Nachhaltigkeit | Enterprise-Tiefe, ESG-Reporting, globale Rollouts, KI-Funktionen, ISO-zertifiziertes Hosting DE | Modulare SaaS: Arbeitssicherheit, Umwelt, Compliance, Unterweisungen, Risiko, Audits u. a. | Modulare SaaS-Lizenz nach Nutzern und Modulen, auf Anfrage (quentic.de) | Typisch Wochen bis Monate mit Bedarfsanalyse und Einführungsservices | Cloud, Server in Deutschland für EMEA (ISO 27001, quentic.de) |
| Secova (sam®) | KMU bis Mittelstand, EHS mit Schwerpunkt Unterweisung | Browserbasiertes sam®, starke Unterweisungsbibliothek, modulares Baukastensystem, etabliert seit 2008 | EHS-Basissystem plus Module: GBU, Gefahrstoffe, Vorfall, Unterweisung, Compliance u. a. | Nach Modulen und Arbeitsplätzen, auf Anfrage (secova.de FAQ) | Schnelle Browser-Einsatzbereitschaft, Umfang abhängig von Modulauswahl | Cloud Frankfurt, On-Premise oder VMware laut secova FAQ |
| domeba (ehem. iManSys) | Mittelstand bis Enterprise, EHS/ESG/QM | KI-gestützte modulare Plattform, EHS+ESG+QM, über 2,6 Mio. Anwender laut domeba.com | EHS, ESG, QM, SES als modulare Lösungen | Individuell nach Modulen und Umfang, auf Anfrage | Modularer Rollout, projektabhängig | Datenschutz-Fokus laut Anbieter, Details auf Anfrage (domeba.com) |
| flowdit | Industrie, Inspektionen, mobile Teams, Offline-Einsatz | Mobile/offline-fähig, Checklisten/Audits, ab 12 €/User/Monat (Mind. 5 User laut flowdit.com/de/preise) | EHS, Audits, Checklisten, Wartung, Qualität (modular) | SaaS pro aktivem User und Modul, Free-Tier verfügbar (flowdit.com) | Cloud schnell startbar, Enterprise mit On-Premise optional | Cloud Deutschland (Standard), On-Premise/Hybrid optional (flowdit.com) |
| RISK-Project | DE Mittelstand, klassischer Arbeitsschutz-Schwerpunkt | Etablierte GBU-Tiefe, Servo/Prüfwesen, E-Learning, persönliche Beratung (RMS GmbH) | GBU, Gefahrstoffe, Unterweisungen, Fremdfirmen, Betriebsanweisungen, Servo u. a. | Individuell, kostenloser Testzugang laut risk-project.de | Mit Beratung und Testzugang, Dauer projektabhängig | Deutschland (RISK-Project / RMS GmbH) |
Stand: Juli 2026. Alle Angaben laut öffentlichen Anbieterinformationen, ohne Gewähr.
Wann ist Quentic die richtige Wahl und wann nicht?
Quentic ist eine cloudbasierte Plattform für HSE und Nachhaltigkeit mit modularer SaaS-Lizenzierung nach Nutzern und Modulen. Sie richtet sich laut Quentic an Unternehmen, die Arbeitsschutz, Umwelt und ESG zentral vernetzen wollen. Datenhosting für EMEA-Kunden erfolgt in Deutschland mit ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren. Für Konzerne mit mehreren Disziplinen, globalem Reporting und etabliertem Projektteam ist Quentic oft eine passende Shortlist-Option.
Quentic passt weniger, wenn Sie schnell einen Shopfloor-Pilot in einer Halle starten wollen, ohne Integrationsprojekt und ohne Lizenzierung pro Kopf für hunderte Werker. Mittelständler mit einem klaren Fokus auf Vorfälle, GBU und Gefahrstoffe in der Produktion sollten prüfen, ob der modulare Umfang und die Einführungszeit zum Bedarf passen.
Preise veröffentlicht Quentic nicht; Angebote entstehen nach Bedarfsanalyse über Module und Nutzer. Die Abschnitte zu Preismodell und Shopfloor-Tauglichkeit auf dieser Seite helfen bei der Shortlist.
Worin unterscheiden sich Secova, domeba und flowdit?
Secova sam®, domeba und flowdit adressieren alle den EHS-Bereich, setzen aber unterschiedliche Schwerpunkte: Secova punktet mit browserbasiertem sam® und Unterweisungsinhalten, domeba bündelt EHS, ESG und QM auf einer KI-gestützten Plattform (Nachfolger von iManSys), flowdit fokussiert mobile Inspektionen, Checklisten und Offline-Einsatz in Industrieumgebungen. Alle drei sind modular; die Preislogik hängt von Modulen und Nutzern ab.
Secova (sam®)
Secova bietet mit sam® eine browserbasierte EHS-Software aus Rheine, die besonders bei Unterweisungen, Gefährdungsbeurteilung und Gefahrstoffmanagement eingesetzt wird. Laut secova.de lassen sich Module wie Baukasten kombinieren; Hosting ist wahlweise über Cloud Frankfurt, dedizierten Server oder VMware möglich. Kosten richten sich nach Modulen und Arbeitsplätzen und werden individuell kalkuliert. Für Betriebe mit hohem Unterweisungsbedarf und klassischem EHS-Modulpaket ist sam® häufig auf der Shortlist.
domeba (ehem. iManSys)
domeba ist der Nachfolger der EHS-Software iManSys aus Chemnitz und positioniert sich als modulare Lösung für EHS, ESG und Quality Management. Laut domeba.com nutzen über 2,6 Millionen Anwender die Plattform. Schwerpunkte sind KI-gestützte Prozesse und ISO-Konformität über mehrere Managementsysteme hinweg. Preise sind nicht öffentlich; Einführung erfolgt typischerweise modular und projektbegleitend.
flowdit
flowdit ist eine Connected-Worker-Plattform für Inspektionen, Audits, EHS und Wartung mit mobilem und offline-fähigem Einsatz. Laut flowdit.com/de/preise starten kostenpflichtige Pläne ab 12 Euro pro User und Monat (mindestens fünf Benutzer); Enterprise bietet On-Premise und SSO. Hosting erfolgt standardmäßig in Deutschland. flowdit eignet sich besonders für Teams mit Checklisten, Begehungen und Außendienst, weniger als reine GBU-Desktop-Suite.
Welche Rolle spielt das Preismodell beim EHS Software Vergleich?
Die meisten EHS-Anbieter rechnen pro Nutzer und Monat ab. In der Produktion mit hunderten gewerblichen Mitarbeitern führt das zu hohen laufenden Kosten oder dazu, dass nur ein Bruchteil der Belegschaft Zugang erhält und Meldungen weiter auf Papier laufen. Flatrate-Modelle pro Werk oder Standort machen die Kosten planbar und erlauben es, alle Mitarbeiter einzubinden. Beim Vergleich sollten Einkauf und GF die Gesamtkosten über drei Jahre inklusive Implementierung gegenüberstellen.
Neben der Lizenz zählen Implementierung, Schulung, Datenmigration und interner Projektaufwand zur Total Cost of Ownership. Modulare Enterprise-Anbieter veröffentlichen selten Festpreise, deshalb lohnt sich eine standardisierte Checkliste für Angebotsvergleiche.
| Modell | Annahme (200 MA Beispiel) | Jahr 1 (Richtwert) | 3 Jahre (Richtwert) |
|---|---|---|---|
| Pay-per-User (Beispiel 15 €/User/Monat) | 200 gewerbliche MA + 10 SiFa/Meister = 210 Lizenzen | ca. 37.800 € Lizenz/Jahr (+ Implementierung) | ca. 113.400 € Lizenz (3 J.) ohne Personalwachstum |
| Werk-Flatrate (Beispiel PolyFlow) | 1 Werk, unbegrenzte Terminals/SiFa-Zugänge laut Modell | Werkpreis laut Angebot + geringerer Rollout | Planbar pro Werk, skaliert mit Standorten nicht mit Kopfzahl |
Rechenbeispiel zur Illustration, keine Anbieterzusage. Konkrete Preise immer individuell anfragen und über drei Jahre inklusive Einführung vergleichen.
EHS Software ohne Pay-per-UserFlatrate pro Werk, Preise Checkliste und TCO-Hinweise
EHS Software Auswahl-Checkliste
20 Prüfkriterien für Geschäftsführung und Einkauf: strukturiert Angebote vergleichen, ohne Feature-Marketing.
PDF herunterladenWie läuft die Einführung einer EHS Software ab?
Eine EHS-Einführung beginnt mit der Anforderungsklärung durch SiFa, IT und Geschäftsführung: Welche Prozesse (Vorfälle, GBU, Gefahrstoffe) haben Priorität und welches Preismodell passt zur Belegschaft? Anschließend folgen Anbieter-Demos, ein Pilot in einem Werk oder einer Halle, Schulung der Key User und erst dann der Rollout auf weitere Standorte. Enterprise-Projekte dauern oft Monate, schlanke Werk-Flatrate-Lösungen können in Wochen produktiv werden, wenn Terminals und Kernprozesse im Fokus bleiben.
Planen Sie von Anfang an Mitbestimmung und Datenschutz ein, nicht erst kurz vor Go-Live. Das verkürzt Freigaben und verhindert Nacharbeit bei AVV, Rollenmodell und Terminal-Standorten.
- Anforderungen und Pflichten dokumentieren (Vorfälle, GBU, Gefahrstoffe, Unterweisungen)
- Shortlist aus Vergleichstabelle erstellen und Demos mit SiFa, IT und Betriebsrat führen
- Pilotwerk oder Testphase starten mit realen Meldewegen in der Halle
- Daten, Rollen und Freigaben produktiv schalten, Export und Audit testen
- Auswertung nach 30 bis 90 Tagen: Nutzung, Melderate, Kosten, Entscheidung skalieren
Häufige Fragen zum EHS Software Vergleich
Antworten auf typische Fragen von Geschäftsführung, Einkauf und SiFa.
Was kostet EHS Software?
Das hängt vom Preismodell ab. Pay-per-User-Anbieter wie flowdit nennen auf ihrer Website Preise ab 12 Euro pro User und Monat (Stand Juli 2026). Quentic, Secova, domeba und RISK-Project kalkulieren individuell nach Modulen und Nutzern. PolyFlow setzt auf Werk-Flatrate. Vergleichen Sie immer Gesamtkosten über drei Jahre inklusive Einführung.
Welche EHS Software eignet sich für kleine Unternehmen?
Unter etwa 50 Mitarbeitern in einer Halle reichen oft Excel-Vorlagen und strukturierte Prozesse. Ab wachsender Belegschaft, Mehrstandort oder steigender Audit-Dichte lohnen sich digitale Lösungen. flowdit bietet laut Anbieter einen Einstieg ab wenigen Usern, Secova sam® und RISK-Project adressieren klassischen Mittelstand. PolyFlow fokussiert produzierende Betriebe ab ca. 50 MA.
Was ist die beste EHS Software?
Es gibt keine universell beste Lösung. Die beste EHS Software erfüllt Ihre Kriterien zu Shopfloor-Nutzung, Preismodell, Rollout-Zeit, Hosting und Modulumfang. Nutzen Sie die Vergleichstabelle oben und die Auswahl-Checkliste, um Anbieter objektiv gegen Ihre Anforderungen zu prüfen.
Ist Excel eine Alternative zu EHS Software?
Für sehr kleine Teams kann Excel ausreichen. Ab etwa 50 Mitarbeitern, mehreren GBUs, Gefahrstoffen oder Mehrstandort fehlen Versionierung, Maßnahmen-Tracking und belastbare Audit-Exports. Software ersetzt Excel nicht aus Komfort, sondern weil Nachweise und Verantwortlichkeiten skalierbar werden müssen.
Wie lange dauert die Einführung von EHS Software?
Enterprise-Rollouts mit Quentic oder domeba dauern oft mehrere Wochen bis Monate inklusive Konfiguration und Migration. Schlanke Piloten mit Shopfloor-Fokus können in wenigen Wochen live sein. Planen Sie immer Puffer für Betriebsrat, AVV und Schulung ein.
Ist EHS Software gesetzlich vorgeschrieben?
EHS Software als solche ist nicht Pflicht. Gesetzlich vorgeschrieben sind Nachweise wie Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen und Gefahrstoffdokumentation nach ArbSchG und TRGS. Software erleichtert den auditfähigen Nachweis erheblich und reduziert Lücken bei Audits.
Welche Rolle spielt der Betriebsrat bei der Einführung?
Bei Systemen, die personalbezogene Daten oder Verhalten in der Arbeitszeit betreffen können, ist Mitbestimmung zu prüfen. Klären Sie Zweckbindung, Rollen, EU-Hosting und AVV früh. Ausführlich: Artikel EHS Software und Betriebsrat auf polyflow-ehs.de/wissen/betriebsrat-ehs-software-mitbestimmung.
Worauf sollte ich bei der Anbieterauswahl zuerst achten?
Zuerst Preismodell und Shopfloor-Tauglichkeit: Wer muss melden, wer liest aus, und was kostet jeder zusätzliche Nutzer? Danach Module, Hosting in Deutschland/EU und Realität der Einführungszeit. Die 20-Punkte-Checkliste auf dieser Seite strukturiert den Prozess für GF und Einkauf.
Alle genannten Markennamen (Quentic, Secova sam®, domeba, flowdit, RISK-Project) sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. PolyFlow steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu diesen Anbietern. Dieser Vergleich dient der Orientierung auf Basis öffentlich zugänglicher Informationen, ohne Gewähr und ohne Rechts- oder Angebotsberatung.
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