Werker / Terminal
Meldet Vorfälle schnell am Shopfloor, ohne Login. PolyFlow strukturiert die Eingabe und speichert Zeitpunkt und Quelle.
Verantwortung & Nachweise
Klare Rollen. Nachvollziehbare Unterlagen.
PolyFlow EHS ist Werkzeug und Infrastruktur für Arbeitssicherheit. Fachliche Bewertung, Meldepflicht und BG-Meldung bleiben beim Unternehmen und der SiFa. Hier sehen Sie, wer wofür zuständig ist und welche Nachweise die Plattform heute liefert.
Drei Rollen, ein Prozess
Compliance entsteht im Zusammenspiel. Die Software ersetzt weder die Fachkraft für Arbeitssicherheit noch die Organisationspflichten des Arbeitgebers.
PolyFlow EHS
Stellt Erfassung, Mandantentrennung, Rollen, Export und protokollierte Änderungen bereit. Keine automatische BG-Meldung, keine Zertifizierung des Betriebs.
SiFa / EHS im Betrieb
Bewertet Meldepflicht, dokumentiert Entscheidungen, leitet Maßnahmen ein und trägt die fachliche Verantwortung im Unternehmen.
Wer ist wofür zuständig?
PolyFlow liefert Infrastruktur und Nachweise. Gesetzliche und fachliche Pflichten bleiben beim Unternehmen.
| Thema | PolyFlow EHS | Ihr Unternehmen |
|---|---|---|
| DSGVO / AVV | EU-Hosting, AVV nach Art. 28 DSGVO, TOM-Übersicht, dokumentierte Unterauftragsverarbeiter | Verantwortlicher, Rechtsgrundlagen, Betroffenenrechte, interne Freigabe |
| ArbSchG / BetrSichV | Unterstützt dokumentierte EHS-Prozesse: Erfassung, Struktur, Export, SiFa-Workflows | Organisation, Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung, Umsetzung vor Ort |
| BG-Meldepflicht | Protokolliert SiFa-Entscheidungen zur Meldepflicht, Druckansicht mit Audit-Zeile | SiFa entscheidet fachlich und meldet bei der BG, wenn erforderlich |
| ISO 45001 | Unterstützt zentrale Nachweise (Vorfälle, Maßnahmen, GBU), keine Organisationszertifizierung | Managementsystem, interne Audits, Zertifizierung durch akkreditierte Stelle |
| Aufbewahrung & Löschung | Soft-Delete mit Begründung bei Arbeitsunfällen, Event-Log, Export jederzeit | Aufbewahrungsfristen, Archivierung, Freigabe fehlerhafter Meldungen |
Was heute bei Arbeitsunfällen nachvollziehbar ist
Beispiel Vorfallmanagement: konkrete Funktionen, die IT, SiFa und Prüfer sehen können. Formulierung bewusst als Nachvollziehbarkeit, nicht als Garantie für Vollständigkeit in allen Modulen.
Erfassung mit Zeitstempel
Jede Meldung speichert Unfallzeit, Meldezeitpunkt, Quelle (Terminal oder Portal) und Werkbezug.
Meldepflicht durch SiFa
Jede Speicherung der Meldepflicht setzt SiFa-Namen und Zeitpunkt. Sichtbar in der Detailansicht und Druckansicht.
Event-Log
Append-only Protokoll im Backend für Erfassung, Meldepflicht-Änderungen und entfernte Meldungen. Sichtbare Oberfläche für SiFa folgt; Meldepflicht und Soft-Delete sind heute in Detail- und Druckansicht nachvollziehbar.
Geschütztes Entfernen
Fehlerhafte Meldungen nur mit Löschgrund (min. 10 Zeichen). Gesperrt bei dokumentierter Meldepflicht oder BG-Meldung.
Druckansicht für Unterlagen
Strukturierte A4-Ansicht mit Audit-Zeile, wenn SiFa die Meldepflicht dokumentiert hat.
Rollen und Werk-Scope
SiFa sieht nur Mandant und zugewiesene Werke. Terminal-Meldungen ohne Personenkonto für Werker.
Compliance-Entwicklung
Wir kommunizieren bewusst den aktuellen Stand. Das schafft Vertrauen bei Prüfern und vermeidet Marketing-Vollversprechen.
- Meldepflicht protokollieren, Soft-Delete, Event-Log (Arbeitsunfall)Live
- Datenschutzpaket: AVV, TOM, Unterauftragsverarbeiter, KI abschaltbarLive
- Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen pro MandantGeplant
- Vollständiger Audit-Export über alle sieben ModuleGeplant
Freigabe vor dem Pilot: 8 Punkte
Checkliste für IT, Datenschutz und Betriebsrat. Alle Unterlagen können vor der Testphase angefordert werden.
- 1AVV nach Art. 28 DSGVO anfordern (/avv)
- 2TOM-Übersicht und Unterauftragsverarbeiter prüfen (/datensicherheit)
- 3Rollenmodell SiFa vs. Standardnutzer klären
- 4Terminal-Standorte und Mitbestimmung abstimmen
- 5KI-Funktionen: aktivieren oder abschalten
- 6Export- und Löschkonzept bei Vertragsende klären
- 7Verantwortlichkeiten Meldepflicht und BG-Meldung intern festlegen
- 8Testwerk vs. Produktivbetrieb: Übernahme ohne Doppelaufbau möglich
Für den Betriebsrat
EHS-Software scheitert oft an der Mitbestimmung, nicht an der Fachlichkeit. PolyFlow ist auf Zweckbindung Arbeitssicherheit ausgelegt.
- Keine Leistungskontrolle, keine Zeiterfassung, kein Produktivitätsmonitoring
- Shopfloor-Terminal ohne Personenkonto: Werker melden ohne Login
- SiFa-Zugang rollenbasiert und werksbezogen
- KI (Voice Mode, Foto) optional und pro Mandant abschaltbar
- EU-Datenhaltung, AVV und TOM für interne Prüfung vor dem Pilot
- Mitbestimmung bei Einführung und Standort der Terminals liegt beim Arbeitgeber
Technische Zweckbindung und Datenschutzunterlagen können vor dem Testwerk mit IT und Betriebsrat geklärt werden.
Für IT, Datenschutz und Betriebsrat vorbereitet
Unterlagen für IT, Datenschutz und Betriebsrat vor dem produktiven Start.
- AVV nach Art. 28 DSGVO
- TOM-Übersicht
- EU-Datenhaltung
- KI optional abschaltbar
- Keine Leistungs- oder Zeiterfassung
- Export jederzeit möglich
- Verantwortung & Nachweise transparent dokumentiert
- Unterauftragsverarbeiter transparent dokumentiert