Vorfallmanagement
Vorfälle erfassen, Touch-Terminal in der Halle, Voice Mode am Smartphone.
Unfälle, Beinahe-Unfälle und Störungen passieren in der Halle, nicht am Schreibtisch. Am Touch-Terminal melden Werker per Tap in Sekunden. Unterwegs sprechen sie den Vorfall per Voice Mode ins Smartphone, die KI strukturiert beides automatisch. EHS-Manager sehen alle Vorfälle zentral im Dashboard, lückenlos dokumentiert für Audits und Behörden.
Was erfasst das Vorfallmanagement-Modul?
Das Modul bündelt Unfälle, Beinaheunfälle, Störungen und sicherheitsrelevante Ereignisse in einem durchgängigen Prozess. Jede Meldung erhält Kategorie, Schweregrad, Zeitstempel und optional Standortbezug. SiFa kann Vorfälle filtern, priorisieren und Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen zuweisen. Verknüpfungen zur Gefährdungsbeurteilung stellen sicher, dass wiederkehrende Gefahren in GBUs nachgezogen werden. Exporte unterstützen Behörden, Berufsgenossenschaften und interne Audits ohne Nacharbeit in Excel. Filter nach Bereich, Schicht und Schweregrad helfen, Prioritäten im Tagesgeschäft zu setzen. Historische Vorfälle bleiben durchsuchbar, sodass SiFa Muster früh erkennt und gezielt Gegenmaßnahmen plant.
Wer meldet Vorfälle und wie?
Werker melden am Touch-Terminal ohne Login in unter 30 Sekunden. Kategorien und Fotos sind optional, Mehrsprachigkeit unterstützt internationale Teams. Schichtleitung und Meister können Fälle ergänzen oder eskalieren. SiFa sieht alle Meldungen zentral im Portal, weist Verantwortliche zu und dokumentiert Abschlüsse auditfähig. Geschäftsführung erhält aggregierte Kennzahlen ohne SiFa-Excel. Der Meldeweg bleibt für alle Rollen verständlich, ohne Enterprise-Menütiefe. Kurze Einweisungen in der Schicht reichen meist aus, weil die Oberfläche auf wenige Felder reduziert ist. SiFa kann Testmeldungen anstoßen, bevor das Terminal produktiv geht, und so Vertrauen in den digitalen Meldeweg aufbauen.
Wie funktioniert Voice Mode am Shopfloor?
Wenn Hände schmutzig sind oder Handschuhe angezogen sind, sprechen Werker den Vorfall ins Smartphone. Die KI strukturiert Inhalt, Kategorie und Beschreibung automatisch. Voice Mode ergänzt das Terminal, ersetzt es nicht. SiFa prüft und ergänzt den Entwurf im Portal. So steigt die Melderate auch bei kurzen Übergaben zwischen Schichten, ohne dass Werker zum PC gehen müssen. Mehrsprachige Belegschaften profitieren, weil gesprochene Meldungen übersetzt und strukturiert werden können. Der Entwurf landet wie jede Terminal-Meldung im gleichen Dashboard, sodass keine parallelen Kanäle entstehen.
Wie läuft der Prozess von Meldung bis Audit-Export?
Typischer Ablauf: Vorfall melden, SiFa bewertet und weist Maßnahme zu, Verantwortlicher setzt um, SiFa prüft Wirksamkeit, Fall wird abgeschlossen. Bei wiederkehrenden Mustern wird die GBU aktualisiert. Statistiken zeigen Trends nach Bereich und Schweregrad. Audit-Export liefert Zeitstempel, Verantwortliche und Maßnahmenhistorie für Versicherung oder Zertifizierung. Jeder Schritt ist mit Datum und Rolle dokumentiert, sodass Nachfragen von Behörden oder Versicherern schnell beantwortet werden. Offene Maßnahmen erscheinen in Übersichten, bis SiFa den Abschluss bestätigt hat. Lösungsseite Vorfallmanagement Produktion
Welche Kennzahlen nutzt SiFa für Vorfall-Auswertungen?
SiFa wertet Meldungen nach Bereich, Schweregrad, Kategorie und Bearbeitungszeit aus. Trendberichte zeigen, ob Maßnahmen wirken oder ob sich Gefahren wiederholen. Vergleiche zwischen Schichten und Standorten helfen Werksleitung und Geschäftsführung, Ressourcen gezielt einzusetzen. Offene und überfällige Maßnahmen sind auf einen Blick sichtbar, ohne separate Excel-Listen. Exporte für ISO-Audits oder BG-Gespräche enthalten Zeitraum, Verantwortliche und Maßnahmenhistorie. So wird aus Einzelmeldungen ein belastbares Bild der Arbeitssicherheit im Betrieb.
Funktionsübersicht Vorfallmanagement
| Funktion | Nutzen |
|---|---|
| Touch-Terminal ohne Login | Meldung in Sekunden direkt in der Halle |
| Voice Mode | Spracheingabe mit KI-Strukturierung unterwegs |
| Mehrsprachige Oberfläche | Internationale Belegschaft ohne Sprachbarriere |
| Maßnahmen mit Fristen | Verantwortliche und Status zentral steuern |
| GBU-Verknüpfung | Wiederkehrende Gefahren in GBUs nachziehen |
| Audit-Export | Nachweis für Behörde, BG und Versicherung |
Ihre Vorteile
- Meldungen in unter 30 Sekunden am Shopfloor-Terminal
- Voice Mode am Smartphone: Vorfall sprechen statt tippen, auch in Fremdsprachen
- Automatische Kategorisierung und Zuweisung durch KI
- Auditfähige Dokumentation nach ArbSchG
Funktionen im Überblick
- Touch-Terminal ohne Login für Werker
- Auto-Translation für mehrsprachige Belegschaften
- Foto- und Video-Anhänge direkt vor Ort
- Echtzeit-Benachrichtigung an Schichtleitung
- Statistiken und Trend-Auswertungen
- Export für Behörden und Versicherungen
Rollen im Modul
Werker
Meldet in Sekunden am Terminal, ohne Login und ohne Papier.
SiFa
Prüft Vorfälle, leitet Maßnahmen ein und dokumentiert auditfähig.
Werksleitung
Sieht offene Punkte, Trends und Verantwortliche pro Bereich.
Geschäftsführung
Erhält Audit-Export und Überblick über alle Werke.
Im Werkalltag
Typischer Ablauf mit Vorfallmanagement
Vorfälle erfassen, Touch-Terminal in der Halle, Voice Mode am Smartphone.
- 1
Beinaheunfall melden
- 2
Maßnahme zuweisen
- 3
GBU aktualisieren
- 4
Audit-Export für Behörde oder Versicherung.
In der Demo zeigen wir diesen Ablauf anhand eines Beispielwerks.
Demo für Ihr Werk buchenHäufige Fragen zum Modul Vorfallmanagement
Ist Vorfallmanagement gesetzlich vorgeschrieben?
Arbeitgeber müssen Gefährdungen beurteilen und Vorfälle dokumentieren. Digitales Vorfallmanagement erleichtert Nachweis und Auswertung, ersetzt aber nicht die Pflicht zur GBU nach § 5 ArbSchG. Eine strukturierte Erfassung hilft zudem bei Gesprächen mit Berufsgenossenschaft und Behörden.
Können Werker anonym melden?
Meldungen können mit oder ohne Personenbezug erfasst werden. Die Konfiguration liegt beim Mandanten und sollte mit Betriebsrat und Datenschutz abgestimmt sein. Anonyme Meldungen erhöhen in manchen Betrieben die Meldebereitschaft bei sensiblen Themen.
Was ist der Unterschied zu Near Miss Software?
Near Miss ist der englische Begriff für Beinaheunfälle. PolyFlow deckt Unfälle, Beinaheunfälle und Gefährdungen in einem Modul ab, angepasst an deutsche SiFa-Prozesse. Ein gemeinsames System vermeidet Doppelpflege und Medienbrüche zwischen Halle und Büro.
Brauchen Werker Schulung für das Terminal?
Die Oberfläche ist bewusst reduziert. In der Praxis reichen kurze Einweisungen in der Schicht. SiFa kann Testmeldungen anstoßen, bevor das Terminal produktiv geht. Poster am Terminal mit drei Schritten reichen oft für den Einstieg.
Wie verknüpft sich Vorfallmanagement mit anderen Modulen?
Vorfälle können GBU-Abschnitte, Gefahrstoffbereiche und Maßnahmen in anderen Modulen referenzieren. Alle Module teilen dieselbe Mandantenstruktur und Rollenlogik. So entsteht ein durchgängiger Sicherheitsprozess statt isolierter Insellösungen.
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Für wen?
Für EHS-Manager, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Werksleiter, die endlich wissen wollen, was in der Produktion wirklich passiert.