Fremdfirmenmanagement

Fremdfirmen steuern, Zutritt, Unterweisung, Dokumentation.

Fremdfirmen auf dem Werksgelände sind ein Sicherheitsrisiko, wenn Unterweisungen, Zertifikate und Zutrittsrechte nicht kontrolliert werden. PolyFlow EHS verwaltet alle Fremdfirmen zentral: von der Anmeldung über die Sicherheitsunterweisung bis zur Zutrittsfreigabe, nachvollziehbar dokumentiert.

Welche Pflichten gilt es bei Fremdfirmen auf dem Werksgelände?

Fremdfirmen müssen unterwiesen, dokumentiert und bei Zertifikaten geprüft werden. § 11 ArbSchG und Werksregeln verlangen Nachvollziehbarkeit. PolyFlow verwaltet Stammdaten, Unterweisungen, Nachweise und Check-in am Tor in einem Prozess. SiFa sieht vor Arbeiten in Gefahrstoff- oder Hochrisikobereichen, ob Nachweise vollständig sind. Ansprechpartner und Verträge sind zentral hinterlegt, nicht in verstreuten Ordnern. Zutrittsmanagement mit QR-Code oder Terminal ergänzt die Dokumentation um aktuelle Anwesenheit auf dem Gelände. Empfang und Security nutzen Check-in für Evakuierung und Notfallplanung. Regelmäßiger Fremdfirmenverkehr erfordert klare Prozesse, die das Modul von Anmeldung bis Audit-Nachweis abbildet.

Wie funktioniert Unterweisung vor dem Zutritt?

Fremdfirmen erhalten digitale Sicherheitsunterweisungen, optional in Muttersprache. Ablaufende Zertifikate blockieren Zutritt oder lösen Warnung aus. SiFa sieht offene Nachweise vor Arbeiten in Gefahrstoff- oder Hochrisikobereichen. Wiederholungen bei Ablauf sind konfigurierbar. Unterweisungsinhalte legt SiFa fest, Abschluss wird dokumentiert. Online-Unterweisung vor Betreten des Geländes ersetzt nicht die Abstimmung vor Ort, liefert aber einen belastbaren Nachweis. Zertifikats- und Dokumentenprüfung erfolgt automatisch vor dem ersten Zutritt. Werksleitung und Empfang sehen gültige Nachweise vor Contractor-Arbeiten. Ratgeber Fremdfirmen Werksgelände

Wie läuft Check-in und Anwesenheit?

Check-in und Check-out am Werktor oder Terminal dokumentieren, wer sich auf dem Gelände befindet. Im Ereignisfall ist die Anwesenheitsliste aktuell. Verknüpfung mit GBU zeigt, welche Fremdfirmen in welchen Bereichen arbeiten. Security und SiFa sehen Anwesenheit in Echtzeit, ohne manuelle Listen. Evakuierung und Notfallplanung profitieren von aktuellen Daten. Übersicht, wer gerade auf dem Gelände ist, unterstützt SiFa und Werksleitung bei parallelen Projekten. Check-in/out am Werktor ersetzt veraltete Papierlisten bei Contractor-Anwesenheit.

Welche Nachweise liefert das Modul für Audits?

Unterweisungsstatus, Zertifikate, Anwesenheit und Verantwortliche sind exportierbar. Behörden und Versicherer erhalten strukturierte Berichte statt Ordner mit verstreuten PDFs. SiFa kann Zeiträume und Fremdfirmen gezielt auswählen. Nachweise sind mit Datum und Verantwortlichem verknüpft. Audit-Berichte für Behörden und Versicherer enthalten alle relevanten Contractor-Daten in einem Export. So entfällt die manuelle Zusammenstellung vor Behördenbesuchen. Unterweisungsstatus und Zertifikate sind jederzeit für interne und externe Prüfungen abrufbar.

Wie koordiniert SiFa Fremdfirmen bei parallelen Arbeiten?

SiFa sieht, welche Fremdfirmen gerade auf dem Gelände sind und in welchen Bereichen sie arbeiten. Unterweisungsstatus und Zertifikate werden vor Zutritt geprüft, abgelaufene Nachweise lösen Warnung oder Sperre aus. Verknüpfung mit GBU zeigt Contractor-Arbeiten in Gefährdungsbeurteilungen. Bei parallelen Projekten behält SiFa den Überblick über Anwesenheit, Verantwortliche und offene Nachweise. Exporte liefern strukturierte Berichte für Behörden, Versicherer und interne Audits. Verknüpfung mit Gefahrstoffbereichen stellt sicher, dass Zutritt zu Hochrisikozonen nur mit vollständigen Nachweisen erfolgt. Geschäftsführung exportiert Contractor-Nachweise für Audits ohne Ordnersuche. Fremdfirmen-Stammdaten mit Ansprechpartnern und Verträgen bleiben zentral gepflegt, Check-in und Check-out dokumentieren Anwesenheit für SiFa und Security. Empfang und Werksleitung sehen in Echtzeit, wer auf dem Gelände arbeitet und ob alle Unterweisungen gültig sind.

Funktionsübersicht Fremdfirmenmanagement

Funktion	Nutzen
Fremdfirmen-Stammdaten	Ansprechpartner und Verträge zentral
Online-Unterweisung	Vor Betreten des Geländes dokumentiert
Zertifikatsprüfung	Ablaufende Nachweise rechtzeitig erkennen
Check-in/out	Aktuelle Anwesenheit auf dem Gelände
GBU-Verknüpfung	Contractor-Arbeiten in GBU sichtbar
Audit-Export	Nachweise für Behörde und Versicherung

Ihre Vorteile

Digitale Sicherheitsunterweisung vor Betreten
Zertifikats- und Dokumentenprüfung automatisch
Zutrittsmanagement mit QR-Code oder Terminal
Übersicht: Wer ist gerade auf dem Gelände?

Funktionen im Überblick

Fremdfirmen-Stammdaten und Ansprechpartner
Online-Unterweisung in Muttersprache
Ablaufdatum für Zertifikate und Nachweise
Check-in/Check-out am Werktor
Verknüpfung mit GBU und Gefahrstoffbereichen
Audit-Berichte für Behörden und Versicherer

Rollen im Modul

Werker

Sieht, welche Fremdfirmen im Bereich aktiv sind.

SiFa

Prüft Unterweisungen und Zertifikate vor Zutritt.

Werksleitung

Behält Überblick über Anwesenheit auf dem Gelände.

Geschäftsführung

Exportiert Contractor-Nachweise für Audits.

Im Werkalltag

Typischer Ablauf mit Fremdfirmenmanagement

Fremdfirmen steuern, Zutritt, Unterweisung, Dokumentation.

1
Fremdfirma anmelden
2
Unterweisung
3
Zertifikatsprüfung
4
Check-in
5
Audit-Nachweis.

In der Demo zeigen wir diesen Ablauf anhand eines Beispielwerks.

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Häufige Fragen zum Modul Fremdfirmenmanagement

Ist Fremdfirmenmanagement gesetzlich vorgeschrieben?

Arbeitgeber müssen Koordination mit Fremdfirmen sicherstellen. Digitale Dokumentation erleichtert Nachweis, ersetzt aber nicht die Abstimmung vor Ort. § 11 ArbSchG verlangt Abstimmung bei gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen. PolyFlow unterstützt SiFa bei Nachweis und Übersicht. Contractor-Management ist auditfähig dokumentiert für Behörden und Versicherer.

Können Fremdfirmen die Unterweisung selbst durchführen?

Ja, online vor dem ersten Zutritt. SiFa definiert Inhalte und prüft Abschluss. Wiederholungen bei Ablauf sind konfigurierbar. Muttersprachige Inhalte erhöhen Verständnis vor dem Betreten des Geländes. Ablaufende Zertifikate lösen Warnung oder Sperre aus. SiFa sieht Abschlüsse zentral und kann vor Hochrisikoarbeiten gezielt prüfen.

Was passiert bei abgelaufenen Zertifikaten?

System kann Zutritt sperren oder SiFa warnen. Konkrete Regeln legt der Mandant fest. SiFa sieht ablaufende Nachweise rechtzeitig in Übersichten und kann nachsteuern. Contractor-Arbeiten in Hochrisikobereichen erfordern vollständige Nachweise.

Verknüpft sich das Modul mit Gefahrstoffbereichen?

Ja. Zutritt zu Gefahrstoffzonen kann zusätzliche Nachweise erfordern. GBU und Kataster liefern den fachlichen Bezug. SiFa prüft vor Arbeiten in Hochrisikobereichen alle erforderlichen Unterlagen. Anwesenheit und Bereichszuordnung sind dokumentiert.

Wer nutzt Check-in am Tor?

Empfang, Security oder Selbst-Check-in am Terminal. Anwesenheit ist für SiFa und Werksleitung sichtbar. Im Ereignisfall steht eine aktuelle Liste bereit. Check-out stellt sicher, dass die Anwesenheitsliste nicht veraltet. Security und SiFa nutzen dieselbe Echtzeit-Übersicht für Zutritt und Evakuierung.

Für wen?

Für Werksleiter, EHS-Manager und Empfang/Security in Betrieben mit regelmäßigem Fremdfirmenverkehr.

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